Digitalización de empresas en la gestión de oficinas modernas

Digitalización Implica el uso de tecnologías digitales que mejoran el trabajo de la empresa y mejoran la calidad del servicio al cliente. También pueden tener una dimensión ecológica y económica, porque sustituir la documentación por digital ahorrará papel y dinero gastado en él. Todos los datos y recursos de la empresa se pueden almacenar en línea gracias a programas y sistemas adecuados. La digitalización de la empresa también permite a los empleados trabajar de forma remota o híbrida, una forma de cooperación cada vez más popular y buscada.

La gestión eficiente y moderna de las oficinas se basa actualmente en combinar los recursos humanos con las últimas tecnologías que ahorran tiempo, minimizan costes y mejoran el trabajo incluso cuando se realiza en remoto, desde diferentes ubicaciones. Las tecnologías informáticas modernas más utilizadas en la oficina son:

• OCR – Reconocimiento óptico de caracteres – le permite traducir documentos escaneados o fotografiados a un archivo de texto que puede editarse, buscarse y almacenarse electrónicamente. Esta tecnología analiza una imagen que contiene texto, identifica letras y las transforma en texto. Gracias a él, podrá digitalizar la documentación de manera eficiente y mejorar los procesos de oficina (por ejemplo, procesamiento de facturas, correspondencia en papel).

• Computación en la nube – es la base de la gestión de oficinas moderna porque permite almacenar y compartir datos en forma de archivos en línea. Esto los hace más accesibles y seguros porque se guardan en la "nube". El software más popular incluye: Google Drive, Dropbox, OneDrive. Este elemento de la digitalización de la empresa también incluye aplicaciones de trabajo en equipo, gracias a las cuales los empleados pueden colaborar entre sí en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren.

• Sistemas que mejoran la seguridad informática – A la hora de decidir digitalizar la empresa, también debemos pensar en una seguridad efectiva, que incluya: protección contra malware o robo de datos. Serán útiles los programas antivirus y los sistemas de gestión de identidades y accesos.

• Software de gestión de documentos – gracias a las modernas tecnologías informáticas, la comunicación entre empleados o equipos completos es mucho más sencilla. Programas como Slack, Microsoft Teams, Zoom, Asana, Trello te permiten conectarte desde cualquier parte del mundo, organizar videoconferencias, establecer cronogramas de tareas y asignar proyectos a personas individuales del equipo.

• Automatización de procesos de negocio – es una gama de tecnologías de TI modernas para la oficina que tienen como objetivo mejorar el trabajo de oficina, aumentar la eficiencia operativa, reducir costos y minimizar los errores humanos. Puedes utilizar, entre otros: Solución RPA (Automatización Robótica de Procesos) para automatizar tareas rutinarias y repetitivas que serán realizadas por "robots" de software. Esto permitirá a los empleados abordar proyectos más complejos. También se utilizan tecnologías de gestión de tipo complejo. Gestión de Casos y BPM (Gestión de Procesos de Negocio), p.ej. para generar soluciones flexibles y proyectos de evaluación de riesgos u optimización del negocio.

• Posibilidades de IA – La inteligencia artificial está cada vez más desarrollada y utilizada. Puede ayudar, entre otras cosas: en el análisis de datos, así como crear asistentes virtuales y grupos de trabajo.

• Realidad virtual y aumentada VR y AR – le permite realizar presentaciones efectivas, preparar visualizaciones para clientes y organizar reuniones virtuales.

Aunque la digitalización puede estar más asociada a la digitalización de documentos y a la transferencia de conversaciones a Internet, también podemos encontrar una serie de soluciones relacionadas con el día a día en la oficina y la mejora de la comodidad en el trabajo. el llamado. Internet de las cosas (IoT) incluye la introducción de tecnología de iluminación inteligente, sistemas controlados de HVAC (ingeniería sanitaria: calefacción, aire acondicionado, ventilación), monitorización y cerraduras inteligentes.

Vale la pena saber que incluso el acceso al agua potable (exigido legalmente para todo empleado) puede cubrirse y mejorarse dentro de este tipo de procesos. ¿Cómo?

Dispensadores de agua Los muebles colocados en oficinas y pasillos también pertenecen a los estándares modernos de atención al cliente. Vale la pena prestar especial atención a aquellos que permiten controlar el estado de los filtros o el consumo de agua.

¿Qué es un dispensador de agua BRITA y cómo funciona? Es una alternativa al agua embotellada y la distribución de agua en botellas. El dispensador extrae agua directamente de la red de suministro de agua y el filtro la limpia de sustancias no deseadas: cloro, bacterias, quistes, metales pesados ​​y otros. Gracias a esto, el agua está disponible en cantidades ilimitadas en la empresa.

BRITA – además de servicio y soporte profesional en cada etapa – ofrece la aplicación Servicio de Filtro Profesional, que incluye:

• consultor de filtros y;
• asistente de instalación,

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Además del software que mejora la comunicación, la gestión de la oficina y la digitalización de documentos, así como las soluciones que aumentan la comodidad de los empleados y clientes en una empresa moderna, también es necesario cuidar el equipo. Importante será:

• portátiles y estaciones de trabajo con batería de larga duración y alto rendimiento,
• monitores de alta resolución,
• impresoras multifunción y otros equipos de oficina.

Sin embargo, antes de proceder a la implementación de todos los sistemas, debemos considerar no sólo las necesidades de la empresa y la selección del software adecuado. También será importante la información sobre los procesos que se llevan a cabo actualmente: sus ventajas y desventajas, así como los puntos que se pueden mejorar. De esta forma, será más fácil determinar los objetivos y necesidades de la empresa para luego proceder a la selección de soluciones específicas.

Recuerde que la digitalización requiere tiempo, incluido: instalar sistemas, capacitar a los empleados y realizar pruebas.

La digitalización es una necesidad para toda empresa que quiera desarrollarse y mantenerse al día. Los procesos automatizados, el fácil acceso a los datos y una mejor comunicación contribuyen a una mayor competitividad. La introducción de soluciones informáticas modernas no sólo mejora las actividades cotidianas, sino que también permite una mejor adaptación a las necesidades cambiantes de los clientes y del mercado.